Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Ontwikkelcentrum Hartepit is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Website: hartepit.net
E-mail: marieke@hartepit.nl

Voor vragen over privacy of het gebruik van jouw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je contact met Hartepit hebt. Dit kunnen onder andere zijn:

• naam en contactgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• adres- en factuurgegevens;
• gegevens die je invult bij het maken van een afspraak;
• datum, tijd en soort afspraak;
• informatie uit een situatieschets;
• informatie uit het Hartepit Kompas of andere formulieren;
• informatie die je zelf tijdens contact, coaching of begeleiding verstrekt;
• correspondentie en contacthistorie;
• gegevens over afspraken en trajecten;
• factuur- en betaalgegevens;
• voorkeuren en toestemmingen voor e-mailcommunicatie;
• gegevens over verzonden e-mails en gebruikte links, voor zover onze e-maildienst deze informatie beschikbaar stelt;
• feedback en antwoorden uit vragenlijsten of reviewformulieren;
• technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie en noodzakelijke loggegevens.

3. Gegevens over kinderen en persoonlijke situaties

De dienstverlening van Hartepit kan betrekking hebben op kinderen, ouders en gezinssituaties. Daardoor kan informatie die je aan ons verstrekt ook betrekking hebben op een kind of ander gezinslid.

We vragen je alleen informatie te delen die relevant is voor de vraag of dienstverlening waarvoor je contact met ons opneemt.

Gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, ontwikkeling, psychisch welzijn of andere zeer persoonlijke omstandigheden kunnen onder de AVG bijzondere persoonsgegevens zijn. Wanneer dergelijke informatie noodzakelijk is voor onze dienstverlening, gaan we daar extra zorgvuldig mee om en verwerken we deze alleen wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag en, waar vereist, een uitzondering voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens bestaat.

De website en formulieren van Hartepit zijn niet bedoeld voor het ongevraagd aanleveren van volledige medische dossiers of andere medische documentatie. Deel daarom niet meer gevoelige informatie dan voor jouw vraag of traject noodzakelijk is.

4. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

• om contact met je op te nemen en vragen te beantwoorden;
• om kennismakingen en andere afspraken te plannen en uit te voeren;
• om een ingevulde situatieschets bij de juiste afspraak beschikbaar te maken;
• om het Hartepit Kompas en andere aangevraagde informatie te leveren;
• om coaching, begeleiding of een traject voor te bereiden en uit te voeren;
• om afspraken, taken en opvolgacties te beheren;
• om relevante informatie binnen onze Customer360-omgeving beschikbaar te maken;
• voor administratie, facturatie en betalingen;
• om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• om, met jouw toestemming, nieuwsbrieven en andere mailings te versturen;
• om feedback en reviews te verzamelen;
• om onze dienstverlening en website te verbeteren;
• om onze website en systemen te beveiligen en misbruik, spam en technische problemen te herkennen.

5. Op welke grondslag verwerken we gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens op basis van één of meer grondslagen uit de AVG.

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer gegevens nodig zijn om een afspraak, coaching, begeleiding, traject of andere overeengekomen dienstverlening uit te voeren.

Voorbereiding op een overeenkomst
Bijvoorbeeld wanneer je een kennismaking aanvraagt of informatie verstrekt voordat je van onze dienstverlening gebruikmaakt.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld wanneer we gegevens vanwege fiscale of administratieve wetgeving moeten bewaren.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor noodzakelijke beveiliging, fraudepreventie, technisch beheer en een beperkte bedrijfsadministratie. Daarbij wegen we ons belang af tegen jouw privacybelang.

Toestemming
Wanneer toestemming noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van e-mailmarketing of andere verwerkingen waarvoor toestemming vereist is. Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze toestemming weer intrekken.

6. Afspraken en situatieschets

Wanneer je via Hartepit een afspraak maakt, kunnen we onder andere je naam, contactgegevens, gekozen afspraak, datum en tijd en de door jou ingevulde informatie verwerken.

Bij bepaalde afspraken vragen we om een situatieschets. Deze informatie helpt ons om het gesprek voor te bereiden en voorkomt dat je tijdens de afspraak alles opnieuw hoeft uit te leggen.

Een situatieschets kan persoonlijke en mogelijk gevoelige informatie bevatten. Deze informatie gebruiken we voor de voorbereiding, uitvoering en noodzakelijke opvolging van de betreffende dienstverlening en kan worden gekoppeld aan jouw relatie en afspraak binnen onze administratieve omgeving.

7. CRM en Customer360

Hartepit gebruikt een eigen relatiebeheersysteem waarin relevante informatie over het contact met een relatie bij elkaar wordt gebracht. Daarin kunnen bijvoorbeeld staan:

• contactgegevens;
• afspraken en ingevulde afspraakgegevens;
• taken en opvolgacties;
• contacthistorie en formulieren;
• informatie over mailings en toestemming;
• relevante interacties met verzonden communicatie;
• feedback en reviews;
• administratieve informatie.

Deze informatie gebruiken we om onze dienstverlening en communicatie rondom een relatie overzichtelijk te beheren. We gebruiken deze informatie niet voor volledig geautomatiseerde beslissingen die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je hebben.

8. E-mail en nieuwsbrieven

Wanneer je toestemming hebt gegeven voor nieuwsbrieven of andere marketingcommunicatie, kunnen we je naam, e-mailadres, toestemming en relevante gegevens over de verzending van e-mails verwerken.

Voor e-mailmarketing kan Hartepit gebruikmaken van MailerLite. Afhankelijk van de gebruikte instellingen kan daarbij worden geregistreerd of een e-mail technisch is afgeleverd, geopend of dat op een link is geklikt.

Deze informatie kan worden gebruikt om onze communicatie te beheren en te verbeteren. Je kunt je altijd afmelden voor marketingmails via de afmeldmogelijkheid in de betreffende e-mail.

9. Reviews en vragenlijsten

Hartepit kan klanten uitnodigen om feedback te geven of een vragenlijst in te vullen. Wanneer je hieraan deelneemt, kunnen je antwoorden aan jouw relatie worden gekoppeld wanneer dat nodig is voor het verwerken van de feedback.

We publiceren een persoonlijke review niet automatisch openbaar met jouw naam of andere herleidbare persoonsgegevens. Wanneer we een persoonlijke review openbaar willen gebruiken, vragen we daarvoor waar nodig afzonderlijk toestemming.

10. Website, cookies en technische gegevens

Onze website gebruikt technische voorzieningen die noodzakelijk kunnen zijn voor het functioneren, beveiligen en beheren van de website. Daarbij kunnen bijvoorbeeld IP-adressen, browsergegevens, tijdstippen, foutmeldingen en technische loggegevens worden verwerkt.

Functionele cookies kunnen worden gebruikt wanneer deze noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Voor cookies of vergelijkbare technieken waarvoor wettelijk toestemming vereist is, vragen we vooraf toestemming.

Wanneer we analytische technieken gebruiken, proberen we deze zo privacyvriendelijk mogelijk in te richten.

11. Sociale media

Hartepit is actief op sociale media. Wanneer je Hartepit volgt, een bericht leuk vindt, reageert, een privébericht stuurt of op een andere manier met een account van Hartepit communiceert, kunnen zowel het betreffende sociale platform als Hartepit persoonsgegevens verwerken.

Het sociale platform verwerkt daarnaast gegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden. Hartepit kan informatie over interacties met de eigen sociale kanalen gebruiken om vragen te beantwoorden, contact te onderhouden en inzicht te krijgen in het bereik en de betrokkenheid rond onze communicatie.

12. Met wie delen we gegevens?

We verkopen jouw persoonsgegevens niet.

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening maken we wel gebruik van andere organisaties en technische dienstverleners. Denk bijvoorbeeld aan partijen voor websitehosting en WordPress, e-mail, agenda en afspraken, e-mailmarketing, boekhouding en betalingen, formulieren, downloads, infrastructuur, beveiliging en technische ondersteuning.

Deze partijen ontvangen alleen persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening. Wanneer een organisatie namens Hartepit persoonsgegevens verwerkt, maken we waar vereist passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van de gegevens.

Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer Hartepit daartoe wettelijk verplicht is.

13. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers die we gebruiken zijn internationale organisaties. Daardoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde situaties buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn.

Wanneer dit gebeurt, zorgen we ervoor dat hiervoor een geldige grondslag voor internationale doorgifte bestaat en dat passende waarborgen worden toegepast zoals vereist door de AVG.

14. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we gegevens op grond van de wet langer moeten bewaren.

De bewaartermijn kan verschillen per soort gegeven. Daarbij kijken we onder andere naar de duur van de klant- of begeleidingsrelatie, noodzakelijke informatie voor lopende of mogelijke vervolgafspraken, wettelijke fiscale en administratieve bewaartermijnen, de aard en gevoeligheid van de informatie en beveiligings- en verantwoordingsverplichtingen.

Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of waar passend geanonimiseerd.

15. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongewenste openbaarmaking. Daarbij houden we rekening met de aard en gevoeligheid van de gegevens die we verwerken.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en systemen die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Daarom beoordelen en verbeteren we onze beveiligingsmaatregelen waar dat nodig is.

16. Jouw privacyrechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je ons onder andere vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van bepaalde gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je die toestemming intrekken. Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Soms zijn we bijvoorbeeld wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren.

Een verzoek kun je sturen naar marieke@hartepit.nl. Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit kunnen controleren.

17. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via marieke@hartepit.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening en de systemen die we daarvoor gebruiken kunnen veranderen. Daardoor kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd worden aangepast.

Op deze pagina staat de meest recente versie. Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de manier waarop we persoonsgegevens verwerken, zullen we daar waar passend aanvullende informatie over geven.

---

Vragen over privacy?

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je weten welke persoonsgegevens we van je hebben of wil je gebruikmaken van één van je privacyrechten? Neem dan contact op met Marieke via marieke@hartepit.nl.